शासकीय कार्यालयांमध्ये आयोजित ऑनलाईन बैठक

शासकीय कार्यालयांमध्ये आयोजित ऑनलाईन बैठकांबाबत मार्गदर्शक सूचना. सामान्य प्रशासन विभाग दिनांक : ०२ जुलै, २०२१.

शासन परिपत्रक:-
कोविड-१९ संसर्गाच्या पार्श्वभूमीवर शासकीय कार्यालयांतील प्रवेश नियंत्रित करण्यात आलेला असल्याने शक्यतोवर प्रत्यक्ष बैठका न घेता सद्यस्थितीत त्या ऑनलाईन पद्धतीने आयोजित करण्यात येतात. सदर बैठका आयोजित करण्याबाबतच्या कार्यपद्धतीविषयी मार्गदर्शक सूचना निर्गमित करण्याची बाब शासनाच्या विचाराधीन होती. सबब शासकीय कार्यालयांमध्ये ऑनलाईन पद्धतीने बैठका आयोजित करण्यासंदर्भात
खालीलप्रमाणे सूचना निर्गमित करण्यात येत आहेत :-
१. ऑनलाईन बैठकीची निश्चित तारीख व वेळ उपस्थित राहाणाऱ्या सर्व अधिकारी /कर्मचारी यांना बैठकी अगोदर त्यांना बैठकीची पूर्वतयारी करता येईल अशा बेताने ई-मेलद्वारे पाठविण्यात यावी.
२. यासाठी आवश्यक लिंक (link) बैठकी अगोदर किती काळ पाठविणार असल्याबाबत त्यांना अवगत करण्यात यावे.
३. बैठकीचे स्वरुपाप्रमाणे ऑनलाईन बैठकीसाठी उपलब्ध व सुयोग्य अशी संपर्क प्रणाली वापरण्यात यावी.
४. कोणत्याही परिस्थितीत बैठकीची लिंक (link) बैठकीशी संबंधित नसलेल्या व्यक्तींना अवगत करु नये.
५. बैठकी दरम्यान इंटरनेटचा वेग पुरेसा राहील यांची अगोदर खात्री करावी. तसेच बैठकीसाठी किमान ५ मिनिटे अगोदर उपस्थित राहावे.
६. बैठक कक्षातील उपस्थित व्यक्तीचा चेहरा व्यवस्थित दिसेल अशा रितीने कॅमेरा लावण्यात यावा. तसेच कक्षामध्ये पुरेसा उजेड राहील याची दक्षता घ्यावी.
७. उपस्थितांनी बैठकीत ते स्वतः बोलत नसताना ध्वनीविस्तारक (miorophone) मूक (mute) राहील मात्र कॅमेरा सुरु राहील याची दक्षता घ्यावी.
८. बैठकी दरम्यान बैठकीमधील चर्चेकडे पूर्ण गांभीर्याने लक्ष देणे अभिप्रेत आहे. त्यावेळी इतरांचे लक्ष वेधणारी कुठलीही कृती टाळावी तसेच उपस्थितांच्या मागे ये-जा होणार नाही याची दक्षता घ्यावी.
९. बैठकी दरम्यान भ्रमणध्वनी वापरावयाचा असल्यास बैठक कक्षाचे बाहेर जावे.
१०. ऑनलाईन सादरीकरण करावयाचे असल्यास त्याप्रमाणे अगोदर अवगत करावे, सादरीकरण कमी Slides व कमीत कमी शब्दांसह असावे.
११. बैठकीतील माहितीचे विनापरवाना चित्रण, ध्वनीमुद्रण अथवा प्रक्षेपण करण्यात येवू नये. तसेच screenshot घेण्यात येऊ नयेत.
१२. ऑनलाईन बैठकीना शक्यतो कार्यालयातील डेस्क टॉप / लॅपटॉप संगणकाचे माध्यमातून उपस्थित राहावे. अपरिहार्य परिस्थितीत वैयक्तिक भ्रमणध्वनीद्वारे उपस्थित राहाता येईल.
१३. बैठकी दरम्यान प्रत्यक्ष बैठकीचे आवश्यक आचार पाळण्यात यावेत. तसेच बैठकीसाठी पोशाख शालीन असावा.
१४. बैठकीत अध्यक्षांच्या परवानगीने इतर उपस्थितांनी आपल्या क्रमाप्रमाणे बैठकीत आपले म्हणणे मांडावे. दरम्यानचे कालावधीत सूचना असल्यास chat box चा वापर करावा.
१५. उपस्थितांपैकी एखादी व्यक्ती आपले मत मांडत असताना त्यांचे म्हणणे पूर्ण झाल्यानंतर संपर्क प्रणालीत उपलब्ध असलेल्या “हात वर” (raise hand) या सुविधेचा वापर करुन परवानगी घ्यावी व त्यानंतर आपले मत मांडावे.
१६. बैठक संपल्याचे जाहिर झाल्यानंतरच संपर्क प्रणाली बंद करण्यात यावी.