शासकीय कामकाजाशी संबंधित बैठकांचे इतिवृत्त तयार करण्याबाबत मार्गदर्शक सूचना 

शासकीय कार्यालय / विभागांद्वारे विविध बाबींवर निर्णय घेण्यासाठी, वरीष्ठ स्तरावर चर्चा करण्यासाठी, योजनांच्या अंमलबजावणीबाबत आढावा घेण्यासाठी, संबंधितांना मार्गदर्शन करण्यासाठी, काही विवक्षित मुद्दयांवर कार्यवाही करण्यासाठी, केलेल्या कार्यवाहीचा सुनियोजित आढावा घेण्यासाठी बैठका आयोजित करण्यात येतात. या बैठकांचे इतिवृत्त कशा पध्दतीने लिहावे याबाबत एकसमानता असण्याच्या दृष्टीने स्वयंस्पष्ट सूचना शासनस्तरावर देणे आवश्यक आहे. सर्व शासकीय कार्यालयांनी / विभागांनी त्यांच्या स्तरावर शासकीय बैठकांचे आयोजन केल्यानंतर बैठकीचे इतिवृत्त लिहिताना पुढील सूचना विचारात घ्याव्यात :-
(i ) इतिवृत्तामध्ये सुरुवातीस प्रथम परिच्छेदात बैठक केव्हा, कुठे व कोणाच्या अध्यक्षतेखाली आयोजित करण्यात आली होती याचा स्वयंस्पष्ट उल्लेख करावा. (II) तद्नंतर बैठकीसाठी उपस्थित अधिकारी तसेच निमंत्रित यांची यादी नमूद करावी.
(ii) बैठकीच्या सुरुवातीस अगोदर झालेल्या बैठकांचा आढावा/पूर्तता अहवाल घेऊन त्याबाबतची माहिती नमूद करावी.
(iv) इतिवृत्त लिहिताना बैठकीत मांडण्यासाठी पूर्वनियोजित मुद्दे, बैठकीत चर्चिल्या गेलेल्या मुद्दयांचा सारांश, संबंधितांना करावयाच्या कार्यवाहीसंदर्भात घेण्यात आलेला निर्णय, दिलेले निर्देश, कार्यवाहीचा कालावधी, प्रत्यक्ष कार्यवाहीसाठी सक्षम विभाग/ कार्यालयाचे नाव या मुद्दयांचा समावेश असावा.
(v) बैठकीत जे निष्कर्ष उपस्थित होतील त्यावर करावयाच्या कार्यवाहीची कालमर्यादा इतिवृत्तामध्ये एका रकान्यात नमूद करण्यात यावी. अशा निष्कर्षांवर विहीत मुदतीत कार्यवाही करावयाची जबाबदारी संबंधित विभागाची राहील.
(M) बैठकीचे इतिवृत्त बैठकीनंतर कमाल पाच कार्यालयीन कामकाजाच्या दिवसांमध्ये तयार करुन बैठकीच्या अध्यक्षांच्या मान्यतेसाठी पाठवावे (इतिवृत्त विभाग/कार्यालये यांना तसेच बैठकीमध्ये घेतलेल्या निर्णयाच्या अनुषंगाने कार्यवाही करण्यासाठी जबाबदार असणारे विभाग व कार्यालये यांना स्वतंत्र पत्राद्वारे (ई-मेलद्वारे) पाठविण्यात येईल याची दक्षता बैठक आयोजित करणाऱ्या विभागाने घ्यावी. (vii) इतिवृत्तात नमूद केलेल्या निर्णयाच्या अनुषंगाने संबंधित विभागाने /कार्यालयाने विहीत मुदतीत केलेल्या कार्यवाहीबाबतचा समावेश याच विषयावर आयोजित करण्यात आलेल्या पुढील बैठकीच्या इतिवृत्तामध्ये करण्यात यावा.
संगणक सांकेतांक २०१९०६०७१६११५८१००७